Unsere Gesellschaft nutzt die Technologie der Optischen Zeichenerkennung für die Bearbeitung eines großen Volumens eingehender Dokumente in dem Moment, in dem es nicht möglich ist, die erhaltenen Dokumente mit Hilfe von Dateien (xml, txt …) in das ERP-System zu importieren.
Das gesamte Verfahren der Dokumentenverarbeitung besteht aus folgenden Teilen:
der Kunde oder Mitarbeiter von InterGest sendet über FTP ein Dokument im PDF-, JPG-, TIFF-Format an eine vorher bestimmte Datenablage
das Dokument wird mittels OCR gelesen und in digitale Form übertragen
die digitale Form wird zusammen mit der ursprünglichen Datei im DMS gespeichert
bei Bedarf wird über dem neu gespeicherten Dokument ein neuer Workflow angelegt
- nach dem positiven Abschluss des Workflows wird das Dokument in das ERP-System exportiert
Der Benutzer hat während des gesamten Workflows ständig die Möglichkeit, die ursprüngliche Version des eingegangenen Dokuments einzusehen. Genauso ist es auch nach dem Abschluss des Workflows und dem Export und Import des Dokuments in das verwendete ERP-System, wo die Bindung zwischen dem Dokument im DMS und dem Dokument im ERP-System stets gewahrt bleibt. Mit Hilfe dieser Verbindung hat der Benutzer die Möglichkeit, das Dokument im Verlauf der Verbuchung, der Zahlungsdurchführung oder im Verlauf der Kontrollarbeiten einzusehen.